Un hôpital a en moyenne plus de 1000 fournisseurs actifs, soit plusieurs centaines de millions d’euros de factures d’achats par an. Pour le département comptabilité fournisseurs, c’est un flot constant de factures, de rappels de paiement, et de sollicitations régulières de la part des fournisseurs qui souhaitent avoir des informations sur le traitement de leurs factures, ce qui représente un réel défi très chronophage pour les équipes de gestion.
Ruth Pfouchi, responsable comptabilité fournisseurs au CHR Haute Senne depuis 7 ans, a partagé son expérience lors d’une interview avec Digit89.
Elle nous explique comment Digit89 a impacté son travail au quotidien.
Pouvez-vous nous en dire plus sur votre fonction ?
En tant que responsable comptabilité fournisseurs, mon rôle est d’assurer la gestion intégrale du processus financier, depuis la réception initiale des factures jusqu’à leur paiement final.
Chaque jour, ma mission consiste à recevoir les factures des fournisseurs, les encoder dans notre système, et effectuer les paiements requis.
Cette responsabilité englobe non seulement la tenue efficace de la comptabilité, mais également la gestion quotidienne des sollicitations des fournisseurs par mail ou par téléphone. Ces derniers nous contactent souvent pour clarifier des informations sur une facture, répondre à des demandes de rappel de paiement, ou fournir des détails sur le statut d’approbation.
Pour quelles raisons vos fournisseurs vous sollicitent-ils ?
Les fournisseurs nous contactent principalement pour vérifier la bonne réception de leurs factures. Cette démarche préventive vise à éviter tout éventuel retard de paiement. Malheureusement, il arrive parfois que des factures se perdent en chemin, d’où l’importance de cette vérification proactive pour maintenir la fluidité des transactions financières.
Une autre raison fréquente des sollicitations est la nécessité pour les fournisseurs de s’assurer que leurs factures ont été approuvées, garantissant ainsi un paiement à l’échéance prévue.
Enfin, d’autres fournisseurs nous sollicitent aussi pour des demandes ou des rappels de paiement.
Comment s’est déroulée la mise en place de Digit89 ?
La mise en place de Digit89 a été très fluide et n’a pas impacté nos processus internes, nous continuons à assurer la réception, l’encodage et l’approbation des factures dans notre système.
Toutes les nuits, notre système comptable communique automatiquement l’encours de nos fournisseurs à la plateforme Digit89. Ce qui permet à nos fournisseurs d’accéder en temps réel à toutes les informations les plus récentes concernant le statut de leurs factures.
Quels sont pour vous les avantages de Digit89 ?
En premier lieu, Digit89 offre à nos fournisseurs une visibilité accrue sur leurs transactions, en leur permettant d’accéder à un vaste ensemble d’informations directement sur la plateforme ce qui inclut notamment les détails des factures émises à l’hôpital. Cette fonctionnalité joue un rôle important parce qu’elle permet aux fournisseurs de vérifier rapidement et facilement si leurs factures ont été correctement encodées et validées dans notre système.
Comment cela impacte-il votre travail ?
La mise en place de Digit89 a eu un impact significatif et positif sur notre travail au sein de la comptabilité en simplifiant notre interaction avec les fournisseurs. Il a réduit considérablement les sollicitations par mail et téléphone ce qui nous permet de concentrer nos efforts sur le traitement efficace des factures entrantes et d’optimiser notre flux de travail quotidien.
Saviez-vous qu’un fournisseur passe en moyenne 10 heures par semaine, soit 74 jours par an, à solliciter ses clients (les hôpitaux) pour obtenir des informations sur l’état de ses factures ?
L’expérience de Ruth Pfouchi, responsable comptabilité fournisseurs au CHR de la Haute Senne, met en lumière les défis auxquels font face ces équipes au quotidien.
La mise en place de Digit89 a non seulement simplifié le processus pour Ruth et son équipe, mais a également offert des avantages significatifs aux fournisseurs. En permettant une gestion de trésorerie plus efficace, la plateforme a transformé la manière dont les fournisseurs interagissent avec le CHR de la Haute Senne.
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